Funktionsweise E-Rechnung

Die E-Rechnung ist ein elektronisches Dokument, mit dem alle notwendigen Rechnungsdaten auf elektronischem Weg vom Rechnungssteller zum Rechnungsempfänger übermittelt werden. Dieser papierlose Vorgang erlaubt die elektronische Weiterverarbeitung der Informationen beim Empfänger, ohne dass diese manuell in die Systeme übernommen werden müssen. 


Im Kanton Basel-Stadt kommen zwei Arten von elektronischen Rechnungen zur Anwendung:

  • «Klassische» E-Rechnung (Variante 1)

Die Rechnung wird als strukturierter Datensatz in einem hochstandardisierten Prozess über einen E-Rechnung-Service-Provider ins ERP-System oder über das Onlinebanking des Rechnungsempfängers (eBill) übermittelt.

  • PDF-Rechnung (Variante 2)

Die Rechnung wird als PDF-Datei erstellt und via E-Mail übermittelt.

Die nachstehende Grafik vergleicht den herkömmlichen Ablauf mit dem E-Rechnungsprozess:

Funktionsweise E-Rechnung
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Quelle: Eidgenössische Finanzverwaltung, E-Rechnung

 

Vorteile der E-Rechnung

  • Weniger Fehlerquellen: Die digitale Rechnung kann mit wenigen Klicks bezahlt werden. Kein Eintippen von Empfängerdaten, Betrag und Referenznummer und somit auch kein Vertippen mehr.
  • Praktischer: Die Rechnung kann elektronisch archiviert werden.
  • Ökologischer: Der digitale Rechnungsprozess reduziert den Papierverbrauch.